Kwalifikowalność wydatków to zasada określająca, czy dany wydatek może zostać uznany za koszt pokrywany ze środków Funduszy Europejskich.
Wydatek jest kwalifikowalny, jeżeli:
- został poniesiony w ramach zatwierdzonego projektu,
- jest zgodny z celami projektu i programu,
- został ujęty w budżecie projektu i spełnia wszystkie wymogi formalne,
- mieści się w okresie kwalifikowalności wskazanym w umowie o dofinansowanie.
Co decyduje o kwalifikowalności?
- Przepisy unijne – rozporządzenia i regulacje dotyczące wdrażania funduszy,
- Przepisy krajowe i dokumenty programowe – m.in. uszczegółowienia programów, wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków,
- Zasady ustalane przez Instytucję Zarządzającą – np. dodatkowe ograniczenia lub doprecyzowania w regulaminie konkursu.
Przykłady wydatków kwalifikowalnych
- wynagrodzenie personelu projektu,
- koszty zakupu sprzętu niezbędnego do realizacji działań,
- usługi szkoleniowe i doradcze przewidziane we wniosku,
- koszty adaptacji pomieszczeń (w określonych ramach i limitach),
- wydatki na promocję i informację o projekcie.
Przykłady wydatków niekwalifikowalnych
- wydatki niezwiązane z projektem lub poniesione poza jego okresem,
- koszty nieudokumentowane lub niezgodne z zasadą konkurencyjności,
- wydatki nieprzewidziane we wniosku o dofinansowanie,
- kary, odsetki, mandaty, grzywny.
Dlaczego to ważne?
Zasada kwalifikowalności gwarantuje, że środki Funduszy Europejskich są wydawane zgodnie z przeznaczeniem i w sposób przejrzysty. Tylko prawidłowo poniesione i udokumentowane wydatki mogą zostać refundowane lub rozliczone w projekcie.
Co decyduje o kwalifikowalności wydatku?
O kwalifikowalności decyduje łączne spełnienie kilku warunków: wydatek musi być poniesiony w okresie realizacji projektu, niezbędny do jego wykonania, racjonalny, rynkowy, odpowiednio udokumentowany (fakturą i dowodem zapłaty) i zgodny z prawem.
Jaka jest różnica między “kosztem kwalifikowalnym” a “kwalifikowalnością wydatków”?
“Koszt kwalifikowalny” to nazwa konkretnego typu kosztu, który jest dozwolony (np. wynagrodzenia). “Kwalifikowalność wydatków” to nadrzędna zasada, czyli zbiór reguł, które musi spełnić każdy poniesiony wydatek, aby mógł zostać zrefundowany.
Co się stanie, jeśli w trakcie kontroli mój wydatek zostanie uznany za niekwalifikowalny?
Instytucja finansująca zażąda zwrotu tej części dotacji, która pokryła wydatek niekwalifikowalny, wraz z odsetkami. W skrajnych przypadkach może to prowadzić do nałożenia większych korekt finansowych na cały projekt.
