Sprawozdawczość w projekcie unijnym to obowiązkowy, systematyczny proces dokumentowania i raportowania realizacji projektu do instytucji finansującej, który pozwala potwierdzić prawidłowe wykonanie założeń określonych we wniosku o dofinansowanie oraz rozliczyć wykorzystanie środków.
Kluczowe elementy sprawozdawczości
- Rodzaje sprawozdań: Najczęściej wymagane są okresowe sprawozdania finansowe i merytoryczne, składane najczęściej co kwartał lub w terminach określonych w umowie o dofinansowanie. Na zakończenie projektu konieczne jest złożenie sprawozdania końcowego.
- Zakres informacji: Sprawozdania zawierają opis dotychczasowych działań, uzyskanych rezultatów (np. liczba uczestników projektu, wykonane prace), poniesionych wydatków wraz z dokumentacją księgową, a także plan działań na następny okres.
- Dokumentacja potwierdzająca: Są to faktury, potwierdzenia przelewów, protokoły odbioru, umowy o pracę lub inne dokumenty poświadczające realizację założeń projektu i zgodność z budżetem.
Cele i znaczenie sprawozdawczości
- Kontrola i transparentność: Sprawozdawczość w projekcie unijnym umożliwia instytucjom finansującym kontrolę prawidłowości wykorzystania funduszy oraz zgodności z warunkami umowy i przepisami UE.
- Monitorowanie postępów: Pozwala na bieżące śledzenie realizacji projektu, szybko identyfikuje ewentualne problemy, realizację wskaźników i efektywność działań.
- Podstawa wypłaty środków: Poprawnie złożone sprawozdania są warunkiem wypłaty kolejnych transz dotacji i zakończenia procesu rozliczeniowego.
Sprawozdawczość w projekcie unijnym: obowiązki beneficjenta
- Beneficjent jest zobowiązany do terminowego przygotowywania i składania sprawozdań według wymogów instytucji zarządzającej, jak również do archiwizacji dokumentacji projektowej przez okres trwałości projektu (zwykle kilka lat po zakończeniu).
- W przypadku wykrycia nieprawidłowości lub nadużyć finansowych sprawozdawczość stanowi podstawę do prowadzenia postępowań wyjaśniających.
Sprawozdawczość w projekcie unijnym: Środki przekazu na stronach informacyjnych
- Strony związane z funduszami unijnymi udostępniają instrukcje i wzory formularzy sprawozdawczych, poradniki wideo, checklisty dokumentów oraz webinary wspierające prawidłowe przygotowanie raportów.
- Często stosuje się infografiki ilustrujące cykl sprawozdawczy oraz harmonogramy wymaganych działań.
Sprawozdawczość w projekcie unijnym jest fundamentem transparentności i skuteczności zarządzania funduszami, stanowi narzędzie nadzoru i gwarancję prawidłowego wykorzystania środków publicznych.
Co zawiera typowe sprawozdanie z realizacji projektu?
Sprawozdanie składa się z części merytorycznej (opis zrealizowanych działań i osiągniętych wskaźników) oraz części finansowej (zestawienie poniesionych i opłaconych wydatków). Do sprawozdania dołącza się wniosek o płatność.
Jak często należy składać sprawozdania?
Częstotliwość jest określona w umowie o dofinansowanie. Zazwyczaj sprawozdania składa się okresowo (np. co kwartał lub co pół roku) oraz obowiązkowo na zakończenie projektu (sprawozdanie końcowe).
Co się stanie, jeśli sprawozdanie będzie zawierało błędy?
Instytucja wezwie do złożenia korekty sprawozdania i wyjaśnień. Błędy mogą spowodować opóźnienie w wypłacie kolejnej transzy dotacji lub, w przypadku stwierdzenia wydatków niekwalifikowalnych, pomniejszenie kwoty refundacji.
