Wniosek o płatność to formalny dokument składany przez beneficjenta do instytucji finansującej, mający na celu rozliczenie wykorzystanych środków w projekcie realizowanym ze wsparciem funduszy unijnych. Wniosek ten pełni funkcję sprawozdawczą oraz podstawę do wypłaty kolejnych transz dofinansowania lub refundacji poniesionych wydatków.
Definicja i funkcje wniosku o płatność
- Dokumentacja rozliczeniowa: Wniosek o płatność zawiera szczegółowe zestawienie poniesionych kosztów kwalifikowalnych, wykaz wydatków wraz z załącznikami takimi jak faktury, umowy, potwierdzenia zapłaty oraz inne dokumenty potwierdzające prawidłowe i zgodne z umową wydatkowanie środków.
- Sprawozdawczość: Wniosek obejmuje także raport merytoryczny, opisujący postęp rzeczowo-finansowy realizowanego projektu, osiągnięte cele, wskaźniki i ewentualne przeszkody, co umożliwia instytucjom finansującym bieżące monitorowanie i ocenę projektu.
- Podstawa wypłaty środków: Na podstawie zatwierdzonego wniosku o płatność instytucja zarządzająca dokonuje przekazania kolejnych transz dofinansowania lub refundacji oraz rozlicza zdobyte środki, co jest niezbędne dla dalszej realizacji i zamknięcia projektu.
Rodzaje wniosków o płatność
- Wniosek zaliczkowy: Składany na początku projektu, by otrzymać środki zaliczkowe na realizację działań.
- Wniosek rozliczeniowy: Dokumentujący poniesione wydatki i wykonane zadania, niezbędny do refundacji kosztów.
- Wniosek końcowy: Podsumowujący cały okres realizacji projektu, składany po zakończeniu wszystkich działań i rozliczeniu środków.
Proces składania i weryfikacji
- Wnioski o płatność są składane najczęściej przez dedykowane systemy elektroniczne (np. CST2021), z obowiązkiem dopełnienia formalności i dołączenia wymaganych załączników w odpowiednich terminach wskazanych w umowie o dofinansowanie.
- Każdy wniosek podlega weryfikacji formalnej, merytorycznej i finansowej, w tym kontroli dokumentów potwierdzających kwalifikowalność wydatków, zgodność z harmonogramem i celami projektu oraz zasadami kosztów kwalifikowalnych.
- Po pozytywnej weryfikacji następuje decyzja o wypłacie kolejnej transzy środków; w przypadku wykrycia nieprawidłowości możliwe jest wezwanie do uzupełnień lub żądanie zwrotu niewłaściwie wykorzystanych funduszy.
Znaczenie wniosku o płatność
- Zapewnia transparentność i kontrolę nad wydatkowaniem środków publicznych.
- Umożliwia instytucjom monitorowanie efektywności i postępu realizowanego projektu.
- Jest kluczowym dokumentem dla beneficjenta w procesie rozliczenia i końcowego zamknięcia projektu finansowanego z funduszy UE.
Wniosek o płatność jest fundamentalnym elementem zarządzania projektem unijnym, służącym rozliczeniu finansowemu, raportowaniu i zapewnieniu zgodności z zasadami przyznanego wsparcia.
Jakie są rodzaje wniosków o płatność?
Wyróżniamy trzy główne typy: wniosek o zaliczkę (na poczet przyszłych wydatków), wniosek o refundację (o zwrot już poniesionych wydatków) oraz wniosek o płatność końcową (składany na zakończenie projektu).
Co dołącza się do wniosku o płatność?
Do wniosku dołącza się zestawienie poniesionych wydatków wraz z kopiami dokumentów księgowych (opłaconych faktur) oraz dokumenty potwierdzające postęp merytoryczny (np. listy obecności, protokoły, raporty).
Jak często składa się wniosek o płatność?
Częstotliwość składania wniosków jest precyzyjnie określona w umowie o dofinansowanie. Zazwyczaj jest to cykl miesięczny, kwartalny lub półroczny.
